Wat er nieuw is en verbetert in de koppeling tussen Claude en jullie Exact-administratie.
Elke zaterdagochtend gaat er automatisch een overzicht naar de eigenaar met alle facturen die nog geboekt moeten worden — leverancier, datum, nummer en bedrag op een rij. Zo blijft er niets liggen, zonder dat iemand er handmatig naar hoeft te zoeken.
Naast elke factuur in die mail staat een knop Goedkeuren & boeken. Je krijgt eerst de factuur netjes te zien (met de PDF), en pas als je op de knop drukt wordt 'ie definitief in Exact geboekt. De links zijn persoonlijk en verlopen na 14 dagen, en ook hier geldt: een factuur die al geboekt is, wordt nooit dubbel geboekt.
Voordat een factuur geboekt wordt, controleert het systeem nu of dezelfde leverancier met hetzelfde factuurnummer al in Exact staat. Is dat zo, dan wordt er niet geboekt en krijg je te zien onder welk boekstuk 'ie al staat — zo voorkom je per ongeluk dubbel boeken, ook bij een her-import van facturen.
Als je een factuur goedkeurt, wordt 'ie nu direct definitief in de administratie geboekt. De aparte handmatige "verwerken"-stap in Exact is daarmee verleden tijd — scheelt een handeling per factuur. Mocht een boeking toch niet kloppen, dan kun je 'm nog steeds terugdraaien.
Je kunt nu in één keer een hele reeks facturen uit de wachtrij halen (bijvoorbeeld een dubbele import) zodat ze niet geboekt worden — op nummer of als bereik, met één opdracht. De PDF's blijven bewaard.
Een verkeerd geboekte factuur kun je nu via Claude weer verwijderen uit Exact. Je krijgt eerst een controle te zien (welke boeking, welke relatie, welk bedrag) en pas na je bevestiging wordt 'ie verwijderd. De factuur staat daarna weer klaar om opnieuw te boeken. Al definitief verwerkte boekingen kunnen niet verwijderd worden — die moet je in Exact storneren, en dat krijg je netjes te horen.
Eerder kon een boeking stilvallen met een onduidelijke melding wanneer er bijvoorbeeld een betalingsconditie werd gekozen die niet in die administratie bestaat. Nu wordt dat vooraf gecontroleerd en krijg je meteen een leesbare uitleg — inclusief welke betalingscondities wél geldig zijn — in plaats van een technische foutcode.
Leveranciers en klanten worden nu slimmer herkend (ook bij net andere schrijfwijze), zodat er geen dubbele relaties meer ontstaan. En bij het boeken wordt de best passende grootboekrekening voorgesteld op basis van wat er is gekocht.
Vraag Claude om een verkoopfactuur te boeken — die landt direct in het verkoopdagboek (VKB) op de juiste omzetrekening met automatisch berekende BTW. Bedragen geef je exclusief BTW op; de juiste BTW-code (NL/EU/export) wordt automatisch gekozen.
Handmatige journaalposten (correcties, herrubriceringen, afschrijvingen) maak je nu via Claude aan. De boeking wordt eerst op balans gecontroleerd — debet en credit moeten sluiten — en alleen een echt memoriaaldagboek wordt geaccepteerd.
Bij het boeken van een verkoopfactuur wordt de klant hoofdletter-ongevoelig herkend. Bij twijfel (meerdere of geen match) wordt er niet geboekt en vraagt Claude om bevestiging — zo ontstaan er geen dubbele debiteuren.
Stuur een factuur of bonnetje (bv. vanuit Outlook) en Claude leest 'm uit, bepaalt leverancier, grootboek en BTW, en boekt 'm in Exact — inclusief de PDF als bijlage.
Bonnetjes die al betaald zijn (PIN, contant, iDEAL) of facturen op termijn krijgen de juiste betalingsconditie mee. Codes verschillen per administratie en worden automatisch opgehaald.
Openstaande verkoop- en inkoopfacturen, omzet per periode, saldo per debiteur, grootboekrekening-saldi en journaalposten — allemaal opvraagbaar in gewone taal, rechtstreeks uit de live Exact-administratie.